Die Aufreger

Wie arbeitet der Gemeinderat eigentlich?

Der Gemeinderat trifft sich einmal pro Monat, außer im August, da ist Ferienzeit. Zusätzlich treffen sich die Mitglieder der Ausschüsse, zum Beispiel Bauausschuss oder Finanzausschuss.

Dazu erhält jedes Mitglied (per Post) eine Einladung zur Sitzung. In dieser Einladung steht die Tagesordnung der öffentlichen und der nicht-öffentlichen Sitzung. Mitglieder des Gemeinderats, die nicht in einem Ausschuss sind, erhalten eine Einladung zu einer Ausschusssitzung "zur Kenntnis".  

Worum es konkret geht wird später mitgeteilt, per E-Mail. Das ist die Sitzungsvorlage. Diese enthält (soll enthalten) konkrete Informationen über den jeweiligen Tagesordnungspunkt sowie einen Vorschlag der Verwaltung, den sog. Beschlussvorschlag. Dazu gibt es Anlagen, wie z.B. Bebauungspläne, Angebote usw.

Weiter gibt es noch rechtzeitig vor der Sitzung per Post die Niederschrift der letzten öffentlichen Sitzung.

Beispiel (Sitzung vom 25.06.2020):

Einladung mit Tagesordnung: 2 Seiten

Sitzungsvorlage: 6 Seiten

Niederschrift über die öffentliche Sitzung: 11 Seiten

Sitzungsvorlage nicht-öffentlich: 5 Seiten

Niederschrift über die nicht-öffentliche Sitzung: 9 Seiten

Öfter mal bekommt der Gemeinderat kurzfristig eine neue Tagesordnung und eine neue Sitzungsvorlage sowie weitere Anlagen. Und auch vor einer Sitzung kann der Vorsitzende (1. Bürgermeister) oder die Mehrheit des Gemeinderats die Tagesordnung ändern.

Übrigens:

Alle Sitzungsprotokolle der "nicht-öffentlichen Sitzungen" werden allen Teilnehmern*innen ausgedruckt vorgelegt. Das können dann auch schon  mal 8-25 Seiten sein. Danach werden sie eingesammelt (Geheimhaltung!) und vernichtet.

Die Sitzungsvorlage

Fast alle Tagesordnungspunkte der öffentlichen und nicht-öffentlichen Sitzung werden im Gemeinderat abgestimmt. Darum sollen die Informationen über den Tagesordnungspunkt so umfangreich wie möglich sein, damit sich jedes Mitglied damit auseinandersetzen und später abstimmen kann. Übrigens muss man entweder mit "Ja" oder "Nein" abstimmen, eine Enthaltung ist laut Bayerischer Gemeindeordnung nicht zulässig. Allerdings kann die Mehrheit des Gemeinderats eine Abstimmung auf die nächste Sitzung verschieben oder einen vorberatenden Ausschuss mit der Sache beschäftigen.

Die Gemeinderatssitzung

Generell ist eine Sitzung in einen öffentlichen und nicht-öffentlichen Teil aufgeteilt. Was öffentlich ist oder nicht, entscheidet der 1. Bürgermeister. Zu jeder Sitzung erhält jedes Mitglied des Gemeinderats weitere Dokumente persönlich ausgehändigt – aus Gründen des Dienstgeheimnisses. Dies ist die Sitzungsvorlage für die nicht-öffentliche Sitzung sowie die Niederschrift der letzten nicht-öffentlichen Sitzung. Diese Niederschrift müssen die Mitglieder während der öffentlichen Sitzung durchlesen, da diese genehmigt werden muss. Auch die Sitzungsvorlage, mit konkreten Informationen über die Tagesordnungspunkte sowie die jeweiligen Beschlussvorschläge können erst während der nicht-öffentlichen Sitzung gelesen werden.

Am Ende der nicht-öffentlichen Sitzung werden alle Unterlagen wieder eingesammelt. Die Mitglieder des Gemeinderats müssen sich, wenn sie das wollen, alles notieren, um in der nächsten Sitzung das Protokoll genehmigen zu können.

Was macht ein Ratsinformationssystem (RIS) ?

Das RIS, welches vom Gemeinderat einstimmig von der Firma komuna beschafft wurde (siehe Link am Ende), stellt alle o.a. Informationen, auch die der nicht-öffentlichen Sitzung, digital zur Verfügung. Zugriff auf die öffentliche Tagesordnung sowie Sitzungstermine etc. haben alle Bürgerinnen und Bürger. Informationen zu nicht-öffentlichen Sitzungen erhalten nur Gemeinderatsmitglieder. Dieser Zugang kann per App (iOS, Android und Windows) sowie über einen Internetbrowser erfolgen.

Die iPads

Der Hersteller der RIS-Software komuna empfiehlt, das Betriebssystem iOS von Apple einzusetzen. Dadurch würde sich der Installations- und Wartungsaufwand am geringsten halten. Die meisten Kommunen, die das RIS einsetzen, verwenden dazu ein iPad. Daher kam auch seitens der Verwaltung der Vorschlag, für alle Gemeinderatsmitglieder, den 1. Bürgermeister sowie die Verwaltung (insgesamt drei) iPads anzuschaffen.

Was kostet das?

Ein iPad kostet der Gemeinde ca. 350,- Euro. Das sind, auf die sechs Jahre Mitgliedschaft im Gemeinderat gerechnet: 50,- Euro pro Jahr. Umgerechnet für ein Mitglied also drei bis fünf Euro pro Sitzung.

In dem o.a. Beispiel der Sitzung vom 25.06.2020 wurden jedem Gemeinderat 31 Seiten zugestellt. Rechnet man nur Kopierkosten (ohne Arbeitszeit) kommt man auf ca. 2,50 Euro. Beschafft also die Verwaltung iPads für den Gemeinderat, entstehen bei dem o.a. Beispiel Mehrkosten von maximal 2,50 Euro pro Sitzungsteilnehmer - und für die Mitglieder in den Ausschüssen fallen noch wesentlich geringere Kosten pro Sitzung an (bis zu Null Euro). Zum Beispiel Bauausschuss: Mitglieder in diesem Ausschuss sind an (mindestens) doppelt so vielen Sitzungen im Jahr beteiligt.

Warum das Ganze?

Ein elektronisches RIS hat einige Vorteile. So erhält der Gemeinderat Informationen zu nicht-öffentlichen Sitzungen bereits im Vorfeld und kann sich Gedanken darüber machen, wie man zu dem Punkt steht oder selbst weitere Informationen dazu einholen. Zusätzlich ist das RIS auch ein Archiv, in dem man vergangene Sitzungen nochmals durchlesen kann - auf einem Gerät mit entsprechender App auch dann, wenn man nicht online ist.  Und zu guter Letzt spart man sich eine Menge Papier.

Was wurde entschieden?

In der Gemeinderatssitzung am 26.11.2020 wurde mehrheitlich entschieden iPads für den Gemeinderat (und Verwaltung) anzuschaffen. Warum?

Argumente dagegen:

Das RIS kann auch auf Geräten mit Windows, Android und iOS installiert werden (PCs, Notebooks, Tablets und Smartphones). Außerdem könnten Mitglieder des Gemeinderats ihre eigenen Geräte verwenden - und auf diesen das RIS installieren. Es wird Geld gespart und zusätzlicher Elektroschrott vermieden.

Argumente dafür:

Einige MItglieder des Gemeinderats haben kein Notebook oder Tablet. Oder sie können dies nicht für die Sitzungen des Gemeinderats nutzen. Daher müssten sie sich eines anschaffen. Weiter ist der Aufwand für den Support bei privat genutzten Geräten (also Aktualisierung des Betriebssystems, Aktualisierung der verschiedenen Apps auf verschiedenen Betriebssystemen, Sicherheit bei Verwendung privater Geräte, Virenschutz, Fragen zur Anwendung usw.) bei vielen verschiedenen Geräten evtl. komplizierter und evtl. kostenintensiver.

Übrigens: nicht nur in der Sitzung am 26.11.2020 wurde seitens der CSU darauf hingewiesen, dass eine "einheitliche" Lösung sinnvoller und kostensparend ist.

Dazu noch eine kleine Anmerkung zur Sitzungsvorlage am 26.11.2020: in der Sitzungsvorlage stand u.a. folgendes:

"Die Verwaltung gewinnt den persönlichen Eindruck, dass alles darauf ausgerichtet ist, dass die politische Mehrheit im Gemeinderat sich gegen die Benutzung von IPAD für den digitalen Sitzungsdienst ausspricht. Dies kann auch den jeweiligen Seiten der Homepages von zwei Parteien nachgelesen werden."

Auf unserer Homepage (siehe weiter oben) haben wir ausgerechnet, dass ein iPad (für alle) günstiger wäre als die aktuelle Lösung: nämlich alles auszudrucken. Und zudem, bei Einführung des RIS, sicher günstiger ist, als Service und Support für verschiedene Geräte (privat oder nur für die Sitzung) zu zahlen. Auch dieser "Eindruck der Verwaltung" fällt unter die Meinungsfreiheit. Fakten sind u.a. hier auf unseren Seiten zu lesen.